Buchauszug und Auskunftsanspruch des Handelsvertreters

Das Handelsvertreterrecht beeinflusst die unterschiedlichsten Abläufe in einem Unternehmen, für das ein Handelsvertreter tätig ist. Ein besonders schwieriges und streitanfälliges Terrain ist dabei die Provisionsabrechnung.

Der Handelsvertreter hat zur Überprüfung der Korrektheit der Abrechnung einen Anspruch auf Buchauszug und Auskunft.

Dieser Beitrag zeigt auf, wie diese Ansprüche nach § 87c HGB funktionieren und geltend gemacht werden können.

Übersicht

• Rechtliche Grundlage: Buchauszug und Auskunftsanspruch nach § 87c HGB
• Der Buchauszug: Umfang und Anforderungen
• Wann darf der Handelsvertreter einen Buchauszug verlangen?
• Der Auskunftsanspruch: Ergänzung und Alternative zum Buchauszug
• Durchsetzung der Ansprüche: Was tun, wenn der Unternehmer nicht kooperiert?
• Unterstützung durch RANKE EGGELKRAUT Rechtsanwälte
• Fazit
• FAQ

Rechtliche Grundlage: Buchauszug und Auskunftsanspruch nach § 87c HGB

Nach § 87c Abs. 1 HGB erhält ein Handelsvertreter eine monatliche, je nach Vertragsgestaltung auch vierteljährliche, Provisionsabrechnung. Diese soll alle Informationen enthalten, die relevant sind, um den Grund und die Höhe der Provisionszahlungen zu verstehen. In der Realität aber finden sich in der Abrechnung meist nur die Rechnungen, Rechnungsbeträge und Provisionsbeträge.

Es gibt jedoch unzählige weitere Informationen, die für den Handelsvertreter zur Überprüfung der Richtigkeit der Provisionszahlungen von Belang sein können. Aus diesem Grund hat der Handelsvertreter laut § 87c Abs. 2 und 3 HGB den Anspruch auf die Erteilung eines Buchauszugs und den Anspruch auf die Auskunft über alle Informationen, die wesentlich für die Berechnung und die Fälligkeit seiner Provisionen sind.

Der Buchauszug ist ein Auszug aus den Geschäftsbüchern, Korrespondenzen und anderen Unterlagen des Unternehmers, die mit den Provisionen des Handelsvertreters zusammenhängen. Er soll dem Handelsvertreter helfen, seine Provisionsansprüche zu prüfen und durchzusetzen.

Der Buchauszug: Umfang und Anforderungen

In einen Buchauszug gehören alle Angaben aus den Geschäftsbüchern und -papieren des Unternehmers, die mit der Provision des Handelsvertreters zusammenhängen. Sie können für die Berechnung der Höhe, aber auch für die Fälligkeit der Provisionen relevant sein. Das gilt für ausgeführte, abgeschlossene, schwebende und stornierte Geschäfte gleichermaßen.

Der Buchauszug muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• das Auftragsdatum und die Auftragsnummer,
• die Warenart, den Warenwert und die Warenmenge laut Auftrag,
• alle zugehörigen Rechnungen inklusive Rechnungsdatum, -nummer und -betrag,
• den Name und die vollständige Anschrift des Kunden,
• gegebenenfalls die Kundennummer,
• den Status der Ausführung des Geschäfts oder der Auftragsbearbeitung,
• das Datum und den Umfang aller Teillieferungen oder der Lieferung,
• die Höhe und das Datum eingegangener Zahlungen,
• gegebenenfalls Maßnahmen zur Eintreibung bei ausbleibenden Zahlungen,
• Rabatte, Nachlässe, Gutschriften und Ähnliches,
• gegebenenfalls Annullierungen und Rückgaben sowie die zugehörigen Gründe.

Der Buchauszug muss verständlich strukturiert und für den Handelsvertreter nachvollziehbar sein. Eine genaue Struktur gibt das Gesetz jedoch nicht vor. 

Wann darf der Handelsvertreter einen Buchauszug verlangen?

Der Anspruch auf den Buchauszug ist ein gesetzlich festgeschriebenes Recht des Handelsvertreters. Er kann es jederzeit geltend machen und braucht seine Forderung nicht zu begründen. Die einzige Voraussetzung ist, das Vorliegen eines Handelsvertreterverhältnisses. Das Recht auf einen Buchauszug kann vertraglich nicht beschränkt oder ausgeschlossen werden (§ 87c Abs. 5 HGB).

Es gibt nur wenige Fälle, in denen der Handelsvertreter seinen Anspruch auf den Buchauszug nicht mehr geltend machen kann. Dazu zählen die folgenden:

• Die Provisionsabrechnungen enthalten bereits alle Angaben, die auch ein Buchauszug enthalten würde.
• Der Handelsvertreter hat die Richtigkeit und Vollständigkeit der Provisionsabrechnung, um die es geht, ausdrücklich akzeptiert. Dazu bedarf es einer eindeutigen Einverständniserklärung. Untätigkeit im Sinne fehlenden Widerspruchs gilt nicht als ausdrückliches Einverständnis.
• Es handelt sich um Geschäfte, die definitiv nicht provisionspflichtig sind. Der Anspruch auf einen Buchauszug setzt stets einen möglichen Provisionsanspruch voraus.
• Die Provisionsansprüche sind bereits verjährt. Die 3-jährige Verjährungsfrist beginnt stets am Ende des Jahres, in dem der Handelsvertreter die Provisionsabrechnung erhielt oder hätte erhalten müssen.

Viele Handelsvertreter machen ihren Anspruch auf einen Buchauszug erst nach Vertragsende geltend. Während der Laufzeit des Handelsvertretervertrags könnte die Forderung das Vertrauensverhältnis zum Unternehmer schädigen. Der Anspruch auf Buchauszug wird von Handelsvertretern auch gerne als Druckmittel im Rahmen von Auseinandersetzungen über Provisions- oder Ausgleichsansprüche genutzt, da die Erstellung des Buchauszugs für das Unternehmen in der Regel mit erheblichem Aufwand verbunden ist.

Der Auskunftsanspruch: Ergänzung und Alternative zum Buchauszug

Erstellt der Unternehmer keinen Buchauszug oder weist dieser Lücken oder Fehler auf, hat der Handelsvertreter ergänzende Rechte. So hat er beispielsweise den Anspruch auf (ergänzende) Auskunft zu allen Fragen, die er zum Buchauszug hat und die für die Provision von Bedeutung sind (§ 87c Abs. 3 HGB). Der Unternehmer ist in der Pflicht, alle provisionsrelevanten Geschäftsvorgänge offenzulegen. 

Wurde der Buchauszug verweigert oder gibt es begründete Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit, kann der Handelsvertreter auch Einsicht in die Buchhaltungsunterlagen verlangen (§ 87c Abs. 4 HGB). 

Der Unternehmer darf dabei entscheiden, ob er die Einsicht in seine Buchhaltungsunterlagen dem Handelsvertreter oder einem vom Handelsvertreter bestimmten Sachverständigen ermöglicht. Ist Ersteres der Fall, darf der Handelsvertreter trotzdem einen Sachverständigen mitnehmen, muss ihn jedoch zunächst selbst bezahlen. Eine Kostenerstattung ist möglich, wenn sich herausstellt, dass die Provisionsabrechnungen und/oder der Buchauszug tatsächlich fehlerhaft oder unvollständig waren.

Es ist möglich, dass im Anschluss weiterhin Zweifel bestehen. Der Handelsvertreter kann dann vom Unternehmer eine eidesstattliche Versicherung darüber fordern, dass der Buchauszug richtig und vollständig ist.

Durchsetzung der Ansprüche: Was tun, wenn der Unternehmer nicht kooperiert?

Zunächst können Handelsvertreter Unternehmer schriftlich auffordern, einen Buchauszug zu erstellen. Treten Schwierigkeiten auf, ist es ratsam, einen Anwalt zu kontaktieren. Dieser kann als Vermittler tätig werden.

Manche Unternehmer verweigern die Erstellung eines Buchauszugs aufgrund des Aufwands, den dies mit sich bringt. In vielen Fällen schließen sie Massengeschäfte ab, die zu sehr umfangreichen Buchauszügen führen. Noch dazu führt das komplizierte Provisionssystem der meisten Handelsvertreterverträge dazu, dass in einem Buchauszug zahlreiche Einzelangaben gemacht werden müssen. Diese werden von den EDV-Systemen der Unternehmen häufig in getrennten Datenbanken verwaltet, was den Zeit- und Personalaufwand erhöht.

Als unzumutbar gilt die Erstellung des Buchauszugs dennoch in den seltensten Fällen. Daher rechtfertigt die Weigerung des Unternehmers eine stufenweise Klage auf den Buchauszug und/oder die Erteilung entsprechender Auskünfte. Auf der ersten Stufe kann der Buchauszug beziehungsweise die Auskunft selbst eingeklagt werden, auf der zweiten die sich daraus ergebenden Provisionsansprüche.

Unterstützung durch RANKE EGGELKRAUT Rechtsanwälte

Der Anspruch auf den Buchauszug ist für Handelsvertreter wie auch für Unternehmer ein schwieriges und streitanfälliges Terrain. Unsere langjährige Expertise im Handelsvertreterrecht hilft uns dabei, beide Parteien individuell und möglichst konfliktfrei zu unterstützen.

Sie sind Handelsvertreter und zweifeln Sie an Ihren Provisionsabrechnungen? Gemeinsam prüfen wir die Dokumente, setzen Ihre Ansprüche nach § 87c HGB durch und begleiten Sie in einem potentiellen Gerichtsverfahren. Sie möchten als Unternehmer auf der sicheren Seite sein? Gern beraten wir bei der Erstellung transparenter Abrechnungen, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, und unterstützen Sie bei der Erfüllung Ihrer Auskunftspflichten.

Fazit

• Die Erstellung eines Buchauszugs durch den Unternehmer ist ein Recht, das Handelsvertretern nach § 87c HGB zusteht.
• Der Buchauszug soll dem Handelsvertreter dabei helfen, seine Provisionsansprüche zu berechnen und zu überprüfen und muss alle dafür relevanten Angaben enthalten.
• Ergänzend oder ersetzend kann der Handelsvertreter auch einen Auskunftsanspruch geltend machen oder in einigen Fällen Einsicht in die Buchhaltungsunterlagen verlangen.
• Die Rechte nach § 87c HGB können vertraglich nicht ausgeschlossen oder eingeschränkt werden. Es muss jedoch kein Buchauszug erstellt werden, wenn der Handelsvertreter bereits alle relevanten Angaben in der Provisionsabrechnung findet oder deren Vollständigkeit und Richtigkeit ausdrücklich akzeptiert hat.
• Bei Streitigkeiten zwischen Handelsvertreter und Unternehmer kann ein Anwalt außergerichtlich wie auch gerichtlich unterstützen.

FAQ